Parlando con molti colleghi, clienti o imprenditori nel corso di questi anni mi è capitato molto spesso di trovarmi di fronte a persone che non riuscivano ad organizzare al meglio il proprio tempo, risultando poco produttivi e poco efficienti anche sul lavoro.

 

Credo che aumentare la propria produttività, senza andare in burnout, e così  far crescere il proprio business, sia un obiettivo condiviso da moltissimi oggi! 

Ecco perchè ho pensato a questo articolo. Oggi esistono app che ti permettono di organizzare al meglio le tue giornate lavorative, facilitare e snellire le attività giornaliere e curare il benessere personale. 

Ho raccolto più di 15 app che ti consiglio se vuoi migliorare la tua produttività e quella del tuo team. 

Se sei qui per la prima volta, questo è il 1° sito in Italia sul Full Stack Marketing.

Condividiamo l’approccio olistico al marketing, per portare te ed il tuo business ad un livello superiore, prosperando nel disordine del mondo attuale.

Iniziamo?

Cosa sono e a cosa servono le app di produttività personale?

Ormai il nostro cellulare è sempre con noi, anche durante il lavoro, quindi perché non integrarlo come strumento utile per organizzare al meglio la nostra giornata e la nostra attività?

Le app per l’organizzazione e la produttività personale servono principalmente per migliorare il nostro lavoro e la nostra vita. Sembra che stai un po’ esagerando, ma il supporto di questi strumenti può davvero cambiarti la vita se ben utilizzati. Immagina oggi gestire un eCommerce o qualsiasi business online senza app come Google Calendar o simili; sarebbe impossibile. 

Se aumentare la produttività personale e aziendale è il tuo obiettivo, allora le app possono darti una grande mano. Automatizzare alcuni processi che ti richiedono tanto tempo grazie a degli strumenti che lo fanno per te, ti permetterà di dedicare più tempo ad altro e di focalizzarti sui tuoi obiettivi di crescita. 

Di queste app oggi ne  esistono davvero tantissime, con funzionalità diverse e strumenti che permettono di fare qualsiasi cosa. In questo articolo, ho cercato di fare una selezione tra le mie preferite e quelle che possono adattarsi meglio alla maggior parte dei professionisti oggi. 

Di seguito tutte quelle che ti consiglio divise per categoria e scopo di utilizzo.

App per gestire il tempo

Per far funzionare un business e per essere efficienti sul lavoro, la prima cosa da fare è imparare a saper gestire il proprio tempo. Organizzare la giornata, dividendosi tra impegni lavorativi, familiari e personali, non è così semplice come si può credere. 

Le app di gestione del tempo e organizzazione della giornata possono davvero aiutarti a lavorare (e vivere meglio). Vediamo quali sono quelle che consiglio. 

TimeTree

Questo calendario online è un’ottima alternativa al più celebre Google Calendar (che comunque ti consiglio di usare, ma volevo fornirti  anche un’alternativa). Usandola ti accorgerai che è creata per sostituire completamente l’agenda cartacea. Si possono creare più calendari simultaneamente, ad esempio uno per il lavoro e uno per la famiglia. 

Ogni calendario può essere condiviso con i propri contatti, utile quindi anche per l’organizzazione con il tuo team. 

INFO: Gratuita – 4,5 valutazione – 10 Mln+ Download

Focus To-Do

 Questa app si basa sulla tecnica del pomodoro per la gestione del tempo: suddividere il lavoro in intervalli di circa 25 minuti, ad  alta intensità di concentrazione, e brevi pause. Questa app combina un timer che ti aiuta nella gestione del tempo e un organizer delle cose da fare. Permette anche di programmare promemoria per attività importanti e organizzare liste da spuntare con lei cose da fare durante la giornata (to-do-list online). 

Ha una grafica molto accattivante ma molto semplice e intuitiva. Conta 5 Mln+ di download e moltissimi professionisti usano questo metodo per rendere più produttivo il lavoro giornaliero. Puoi sempre provare a vedere se fa per te, potresti scoprire grandi vantaggi! 

INFO: Gratuita – 4,5 valutazione – 5 Mln+ Download

 RescueTime

Si tratta in realtà di una piattaforma web che, in generale, valuta il tempo trascorso al pc. Crea una vera a propria dashboard che riporta tutti i dati interessanti sull’utilizzo del pc, principalmente durante l’attività lavorativa. Alcuni l’hanno definita una sorta di “spia” (e un po’ è vero) ma è anche uno strumento molto utile per ottimizzare il tempo trascorso davanti allo schermo. 

Per un professionista, RescueTime può essere utile soprattutto per capire quali sono quelle attività che risucchiano un sacco di tempo e che, quindi, potrebbero essere delegate o svolte in un’altra modalità. Il mio consiglio è di installala per poco tempo, monitorare la situazione e cercare di migliorare dove si può. 

Esiste anche una versione gratuita: “RescueTime Lite“. 

INFO: QUI

App per rilassarsi e dormire meglio 

Come fare ad aumentare la propria produttività se si è sempre stressati e si dorme male? Non è possibile!

Ecco perché ho deciso di consigliarti anche qualche app che aiuta a rilassarsi e a dedicare un po’ di tempo a se stessi. 

Se hai un business, so che non è sempre facile trovare il tempo per se stessi, ma questi strumenti hanno dei programmi ad hoc pensati per chi lavora o chi ha tanti impegni. Prendersi le giuste pause è importante, anche per scongiurare il tanto temuto burnout. 

Di seguito qualche app che ti consiglio per il relax personale (prova a condividere questi consigli anche con il tuo team!). 

Pzizz – Sleep, Nap, Focus

Pzizz è una della app più conosciute per migliorare la qualità del sonno. Ha due funzioni principali. La prima è quella dedicata al sonno notturno, Pzizz Sleep. Se imposti questa modalità sentirai una serie di suoni che aiuta a rilassarsi e a crollare in un sonno profondo in poco tempo. 

Secondo me, la funzione più interessante però la Pzizz Power Nap. Un mix perfetto di suoni, musica leggera e voce che ti aiutano a rilassarti in tempo record. Gli effetti positivi del power nap, un breve riposino che aiuta a ricaricarsi, sono davvero molti e, in particolare, permette di ricominciare a lavorare come molta più energia e concentrazione dopo la pausa. 

L’app è davvero molto semplice da utilizzare. 

INFO: Gratuita – 4,2 valutazione – 500.000+ Download

MO

MO è davvero una chicca. Uno dei motivi per cui ve la consiglio è che è la prima app completamente in italiano che aiuta a dormire, riposare e meditare. Trovare queste app, anche se ormai molto diffuse, in italiano è ancora difficile.

Oltre a controllare il sonno, ha dei programmi di meditazione, anche brevi, che ti aiutano nella concentrazione e nel fissare obiettivi e bisogni. Aiuta a controllare anche lo stress che spesso deriva proprio dal lavoro.  

INFO: Gratuita – 4,9 valutazione – 100.000+  Download

Molto simile è anche Headspace (iOS, Android – Gratis + Abbonamento) che ha una libreria di meditazione guidate davvero ben organizzata e ricca. Le meditazione però sono solo in inglese. 

Audible

Un altro modo per essere più produttivi è nutrire la mente e ampliare le proprie conoscenze. Un modo molto semplice ed efficace per farlo è ascoltare podcast o audiolibri.  L’app che ti consiglio è Audible perchè ha un catalogo bello ricco e puoi trovare contenuti esclusivi, oppure Spotify è un’ottima alternativa. 

Grazie agli audiolibri puoi ascoltare i testi più interessanti, anche quelli di business,  anche facendo altro o in un momento di relax. Lo stesso vale per i podcast e ormai ne esiste uno per ogni argomento. 

Arricchire la mente aiuta davvero molto ad essere più produttivi nella vita e sul lavoro. 

INFO: Piano con abbonamento – 4,5 valutazione – 100 Mln+  Download

 App per la gestione del lavoro

Se nella prima selezione abbiamo visto app che puntavano principalmente al benessere personale, adesso vediamo quali sono gli strumenti che possono esserti davvero utili nell’organizzazione aziendale, del tuo team e dei contatti con i clienti. 

Le app che troverai consigliate di seguito hanno tutte lo scopo di migliorare la produttività aziendale semplificando le attività giornaliere. Bisogna considerare che ogni azienda ha delle esigenze diverse, ma sono sicuro che troverai degli spunti interessanti qualsiasi sia il tuo business. 

 App e strumenti Google 

Se cerchi degli strumenti di lavoro validi, gratuiti e funzionali non posso non consigliarti tutte le app di Google. Secondo me quelle davvero essenziali da avere e da condividere con il tuo team sono: 

• Gmail: è la piattaforma di gestione della posta elettronica. Pur essendo molto semplice da usare, ha delle funzioni davvero interessanti come la possibilità di programmare l’orario di invio delle email. La memoria della casella postale è davvero molto ampia, quindi adatta a chi lavora molto con l’email. La ricerca è molto precisa e permette una facile gestione di allegati e documenti. Davvero un buon prodotto. 
• Drive e Documenti, Fogli e Presentazioni di Google: creare un documento nella piattaforma online di Google permette di condividerlo facilmente, tramite un link, con tutto il team e ci si può lavorare sopra in più persone. Permette una più fluida collaborazione tra i componenti di un team e tutto viene salvato online senza il pericolo che si cancelli un file o che non venga salvato l’ultimo aggiornamento. Puoi creare documenti di testo, fogli di lavoro (excel) o presentazioni.  Da quando l’ho scoperto non uso quasi mai gli strumenti offline simili (tipo Word, Powerpoint  o Open office). 
• Google Calendar: è sicuramente l’app più utilizzata per l’organizzazione di orari, appuntamenti e remainder. La grafica è molto semplice e intuitiva. Puoi condividere i tuoi calendari anche con più account o con l’intero team. 

Queste app sono tutte gratuite, basta avere un account Google per usarle. Google ha un’offerta di app davvero ampia, dai un’occhiata anche a tutte le altre. Io ho deciso di consigliarti quelle senza le quali oggi non riuscirei a lavorare. 

App di email Automation 

Ti immagini se dovessimo ancora creare ad una ad una le email per i nostri clienti e personalizzarle tutte?

Sicuramente passeremo la nostra giornata a fare quello! Ecco perché tra le app e gli strumenti che ti aiutano ad aumentare la produttività non potevo non inserire le suite di email automation. 

Tra le più usate: 

• MAILCHIP: è uno dei tool di email marketing più utilizzati in Italia. Ha un’interfaccia super intuitiva, è molto semplice da utilizzare e puoi integrare tantissime funzioni.  
• SENDFOX: altro tool per la gestione dell’email marketing. Ha più o meno le stesse funzioni di Mailchip anche se in molti la considerano la sua alternativa migliore. L’interfaccia è un po’ più complesso (ma niente di impossibile!).
• SENDER: è il tool più giovane tra quelli proposti. Ha una mission precisa: fornire uno strumento perfetto di email marketing per eCommerce. 

Avere dei sistemi che ti aiutano nella gestione delle email commerciali è davvero utile e ti fa risparmiare un sacco di tempo. 

Se vuoi approfondire il tema del Marketing Automation e scoprire tanti altri strumenti ne abbiamo già parlato > QUI

Trello

Semplice, flessibile e potente: con questi tre aggettivi viene descritta questa app di gestione del lavoro. Trello ti permette di creare delle bacheche, liste e schede  da condividere con il tuo team dove inserire task e obiettivi giornalieri. 

Grazie al sistema di Trello potrai vedere in tempo reale a cosa sta lavorando ogni membro del tuo team e capire a che punto del lavoro si trova. Questo strumento è davvero essenziale per coordinare al meglio un gruppo di lavoro. Lavori da solo? Puoi usarlo comunque, ti aiuterà a stare al passo in tutti i progetti che porti avanti. 

INFO: Piano gratuito o premium  – 4,5 valutazione – 100 Mln+  Download

Last Pass

Questa app risolve un problema che chiunque lavori online ha, cioè ricordare tutte le password. Last Pass è un vero e proprio password manager che salva in automatico tutte le password e gli accessi di qualsiasi sito. 

Ti permette di effettuare login automaticamente ma in estrema sicurezza, facendoti risparmiare un sacco di tempo. Puoi creare delle “stanze” tematiche dove salvare tutte le tue password e dividere quelle che usi per scopi lavorativi da quelle personali. Last Pass è una vera e propria cassaforte crittografata. Io la uso da anni (attenzione: secondo molti la versione per pc è molto meglio di quella per smartphone). 

Conclusioni: le app migliorano davvero il nostro business?

Se alla fine di questo articolo ti stai chiedendo se davvero le app possono aumentare la produttività e magari farci aumentare i guadagni, io non posso darti una risposta certa ma io a questa domanda risponderei di sì. 

Credo che ci siano oggi moltissimi strumenti che possono semplificarci la vita e aiutarci nello svolgimento del lavoro, sarebbe proprio un peccato non sfruttare queste opportunità. 

Certo, non bisogna diventare schiavi di questi strumenti digitali e non riuscire più a fare le cose in autonomia. Come per ogni cosa, bisogna saper trovare la giusta misura. 

Scegliere le giuste app non solo può farti aumentare la produttività ma aiuta anche a fissare meglio gli obiettivi che vogliamo raggiungere. Inoltre, quando si riesce ad organizzare meglio in tempo si riesce anche a ritagliarne un po’ per prendersi cura di se stessi. 

Il benessere personale e lavorativo oggi può passare anche da strumenti ed app che ci aiutano a mantenerlo. Tu cosa ne pensi?